Bewertungsmodelle und -grundsätze

Die bundesweit geregelte Arbeitsverwaltung wurde in den Jahren 2001 bis 2003 im Rahmen einer Bund-Länder-Arbeitsgruppe bewertet. Das Hauptaugenmerk richtete sich hierbei besonders auf Leistungs- und Maßnahmeakten, denn hier entstehen riesige Mengen von Unterlagen.

Die Leistungs- und Maßnahmeakten wurden von den Archivarinnen und Archivaren in drei Gruppen eingeteilt: Die erste Gruppe umfasst besonders aussagekräftige Unterlagen wie z.B. Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen oder Insolvenzgeld. Bei diesen Akten müssen alle 180 Arbeitsämter alle entstandenen Unterlagen dem zuständigen Staatsarchiv anbieten. Diese Akten vermitteln einen anschaulichen Einblick in den Arbeitsmarkt- und Strukturwandel einer Region. Aus der Masse der angebotenen Unterlagen wählen die Archivare dann die Fälle von bleibendem Wert aus.

Bei weitgehend gleichförmigem Schriftgut, wie z.B. Arbeitslosengeld oder Reha-Akten, wird ein Schwerpunkt auf 16 ausgesuchte Arbeitsämter gelegt. Die archivischen Kriterien gewährleisten, dass das politisch wie gesellschaftlich äußerst relevante Phänomen "Arbeitslosigkeit" durch eine länderübergreifende Überlieferungsbildung angemessen dokumentiert wird sowie unterschiedliche Regionen und Wirtschaftsstrukturen berücksichtigt werden. Die exemplarisch anzubietenden Akten dokumentieren Einzelschicksale, das bundesrepublikanische Phänomen Arbeitslosigkeit kann hingegen besser anhand der im Bundesarchiv überlieferten Statistikdaten in elektronischer Form erforscht werden.

Eine dritte Unterlagengruppe besteht aus den zahlreichen Leistungs- und Maßnahmeakten, die aufgrund der Aktenanalyse als grundsätzlich nicht archivwürdig eingestuft sind. Hierzu zählen beispielsweise Altersteilzeitgeld oder Kindergeld.

Um jedoch den Verwaltungsvollzug dieser Leistungsart zu dokumentieren, übergibt das Arbeitsamt Schwerin dem Landeshauptarchiv Schwerin jährlich nur zwei Akten. Wissenschaftliche Untersuchungen werden auch hier nur anhand der Statistiken sinnvoll sein. Zudem sind die Einzelfälle von ganz geringem Aussagewert.

In Baden-Württemberg sind die Regierungspräsidien (Referate 21 und 26 bzw. 86 beim RP Stuttgart) und die Landratsämter bzw. die kreisfreien Städte für die Aufgaben des Denkmalschutzes zuständig.

Unterlagen mit Bezug zur Fläche sind aussagekräftig zur Klärung ursächlicher Fragen zu Veränderungen in der Natur, die durch Nutzung bedingt sind. In den alten Forstamtsunterlagen finden sich oft die einzigen Belege, anhand derer sich zweifelsfrei klären lässt, ob ein bestimmtes Waldgebiet schon immer Wald war oder ob diese Fläche in der Vergangenheit einmal als Siedlungs- oder Ackerbaufläche diente. Dies zu wissen, ist insbesondere für den Naturschutz von Bedeutung, denn bestimmte Lebensgemeinschaften von Tieren und Pflanzen können sich nur in Wäldern mit ungebrochener Biotoptradition halten. Forstamtsakten leisten somit einen wertvollen Beitrag zur Erfassung und Dokumentation historisch alter Wälder als besonders schützenswerte Lebensräume. Die Akten der Nebennutzung, insbesondere die Akten über Waldweide, Streunutzung, Grasnutzung, Mastnutzung, Harznutzung, Reisig- und Erndtwiedenschneiden, Köhlerei, Gerbrindengewinnung lassen interessante Schlussfolgerungen zur Wirtschafts- und Sozialgeschichte zu.

Da die Forstämter bis zur Reform des Strafgesetzbuches 1975 als Amtsanwaltschaft für die Abrügung und Ahndung der Straftaten im forstlichen Bereich zuständig waren, sind in den Akten Übersichten über verübte Forststraftaten enthalten. Diese vermitteln insbesondere für das 19. Jahrhundert sehr interessante Eindrücke zur Sozialgeschichte.

Akten, die Verordnungen, Weisungen oder Generalschreiben übergeordneter Stellen von allgemeinem Inhalt enthalten, werden grundsätzlich bei der übergeordneten Stelle übernommen. Erlasse der Forstdirektionen werden daher ab 1945 ausnahmslos im Rahmen der Übernahme der Forstdirektionsakten archiviert. Für die Zeit davor wurden in Württemberg die Erlasse durch die komplette Übernahme von vier ausgewählten Forstamtsregistraturen gesichert, um so einen Teil der Überlieferungslücke zu schließen, die durch Vernichtung großer Teile der Akten der Württembergischen Forstdirektion Stuttgart bei einem Fliegerangriff im Zweiten Weltkrieg entstanden war.

Universitäten und Hochschulen, die über kein eigenes vom Landesarchiv anerkanntes Archiv verfügen, sind gegenüber dem Landesarchiv Baden-Württemberg anbietungspflichtig.

Das Bewertungsmodell Allgemeine (oder Innen-) Verwaltung beschäftigt sich vor allem mit den Aufgaben und Funktionen der Abteilung I (Allgemeine Verwaltung) der Regierungspräsidien.

Der Nutzen archivischer Bewertungsverfahren auch für die Verwaltung kann anhand der im Rahmen des Staatsangehörigkeitswesens entstehenden Unterlagen deutlich werden. Bislang waren diese zum Teil auf drei Ebenen, praktisch identisch geführten Unterlagen beim Innenministerium, beim Regierungspräsidium und bei der Unteren Verwaltungsbehörde dauernd aufzubewahren. Dies konnte aufgrund der archivischen Bewertung revidiert werden.

Der Bewertung von Justizakten widmeten die Archivare schon immer viel Aufmerksamkeit. Während bei den Unterlagen anderer Verwaltungszweigen immer zuerst der Unikatcharakter einzelner Akten ermittelt werden muss, entfällt dies bei den Gerichtsakten. Denn jeder einzelne Fall ist singulär. In einem ersten Schritt übernehmen wir aus einzelnen Arten von Verfahrensakten willkürlich ausgewählte Fälle bei vier ausgesuchten Gerichtsstandorten. Die Gerichte in Mannheim stehen für eine stark industriell geprägte Großstadt. Freiburg repräsentiert eine Mittelstadt mit Universität. Der ländliche Raum wird durch die Gerichte in Ellwangen und Ravensburg überliefert. Bei diesen Gerichten übernehmen wir bestimmte Quoten. Konkret bedeutet dies beispielsweise bei den Zivilprozessen: Mindestens 1 %, maximal 10 % der angebotenen Akten der Jahrgänge aus den Jahren, die auf -0 und -5 enden. Bei allen übrigen Gerichtsstandorten verzichten wir auf eine Quotenübernahme. Unabhängig hiervon streben wir jedoch bei allen Gerichten die Übernahme besonderer Einzelfälle an. Hier sind wir auf die Mitarbeit der Richter und Rechtspfleger angewiesen, die derartige Akten archivwürdig schreiben können. Die Archivwürdigkeit besonderer Akten lässt sich leicht anhand folgender Kriterien ermitteln:

• Nennung eines Prozesses in der Presse
• Berühmte und berüchtigte Personen
• Typische Prozesse, die zeitgeschichtlich signifikante Probleme und Entwicklungen widerspiegeln
• Prozesse von rechtsgeschichtlicher und rechtswissenschaftlicher Bedeutung

Weitere Informationen:

Im Zuge der Notariatsreform vom 1. Januar 2018 müssen die baden-württembergischen Notariate zahlreiche Unterlagen aussondern. Das Landesarchiv Baden-Württemberg hat daher zusammen mit dem Justizministerium entsprechende Verfahren zur Aussonderung entwickelt.

Das Bewertungsmodell Krankenakten (Universitätsarchiv Tübingen) erschien in der Fachzeitschrift "Archivar":

In vielen Fällen stoßen wir im Rahmen unserer Analysen auf gleichförmige Massenakten. So führt uns beispielsweise die Analyse der Querschnittsaufgabe "Personalverwaltung" auf die Ebene der Hauptpersonalakten. Hier liegt in der Regel die aussagekräftigste Überlieferung vor. Personalnebenakten können grundsätzlich vernichtet werden. Natürlich können wir nun nicht die Hauptpersonalakten aller Bediensteten des Landes Baden-Württemberg übernehmen. Wir müssen aus der Masse dieser Unikate eine Auswahl treffen.

Das Bewertungsmodell zu den Aufgaben und Kompetenzen der Polizei wurde Anfang 2003 fertiggestellt. Mit Hilfe der vertikalen und horizontalen Bewertung wurden die Dienststellen ermittelt, bei denen die einzelnen polizeilichen Aufgaben und Kompetenzen am besten dokumentiert sind.

Ein Beispiel veranschaulicht dies: Die Polizei führt Einsätze durch. Dies können kleinere Einsätze sein, wie z.B. regelmäßige Kontrollen in einem bestimmten Wohngebiet, an denen nur eine Polizeidienststelle beteiligt ist. Zu diesen Einsätzen fallen auch nur bei einer Polizeidienststelle Unterlagen an. Daneben gibt es aber auch Großeinsätze, die das Personal mehrerer Dienststellen - auch bundesweit - ebenso die Bereitschaftspolizei tangieren. In diesen Fällen leitet eine Polizeidienststelle den gesamten Einsatz. Sie ist die Einsatz leitende Dienststelle. Ihre Akten enthalten grundsätzlich alle relevanten Informationen, zum Teil in komprimierter Form. Daher lautet die archivische Bewertungsentscheidung: Nur Übernahme von Einsatzakten bei der den Einsatz leitenden Dienststelle.

Natürlich übernehmen wir nicht alle diese Einsatzakten. Das wäre zu viel. Denn nicht jedem polizeilichen Einsatz kommt bleibender Wert zu. Wir wählen - zusammen mit den betroffenen Polizeidienststellen - besondere und zeittypische Einsätze aus.

Ein weiteres Beispiel beleuchtet die archivische Vorgehensweise. Der ärztliche Dienst führt zahlreiche dienstliche Untersuchungen durch. Es gibt unter anderem die Tauglichkeitsuntersuchung im Flugbereich oder bei Bewerbern für das Spezialeinsatzkommando (SEK). Die Ergebnisse dieser Untersuchungen gehen in die einzelnen Personalakten ein. Dort sind alle Informationen zu einer Person komprimiert enthalten. Es ist nicht notwendig, darüber hinaus die einzelnen Untersuchungsunterlagen des ärztlichen Dienstes der Nachwelt zu erhalten.

Die baden-württembergischen Staatsarchive übernehmen im Rahmen einer Beispielarchivierung Akten ausgewählter Schulen. Für die einzelnen Schultypen (Gymnasium, Realschulen, Grund- und Hauptschulen, Förderschulen, Berufliche Schulen) wurden landesweit Beispielschulen ausgewählt. Für die übrigen Schulen können gemäß § 3 Abs. 3 Landesarchivgesetz Archive des jeweiligen Trägers (Gemeinden oder Landkreise) nach Genehmigung durch das Landesarchiv deren Akten übernehmen.

Gerade bei den Unterlagen der einzelnen Schulen besteht vielfach Doppelüberlieferung zu den Akten bei den Schulämtern und Oberschulämtern. Denn die große Mehrzahl der Schulakten besteht nur aus Erlassen. Im Rahmen der Überlieferungsbildung sind daher die Unterlagen zu separieren, in denen sich individuelle Vorgänge an den Schulen dokumentieren. Es geht also darum, das bei der einzelnen Schule nur singulär vorhandene Schriftgut zu ermitteln.

Einige wenige Beispiele können dies verdeutlichen: In den Akten "Stiftungen und Spenden" kann sich das Engagement für die Schule und die Akzeptanz in der Bevölkerung widerspiegeln. In der Akte "Schulname" findet sich eine unter Umständen kontroverse Diskussion über die Findung eines Schulnamens wieder. In der Akte "Schulchronik" sind ausführliche Dokumentationen der Öffentlichkeitsarbeit der Schule und die Reaktionen der Bevölkerung zu vermuten, zum Teil mit Fotografien und Zeitungsartikeln. Besonderen Augenmerk muss der bewertende Archivar auch auf die außerhalb des Aktenplans entstandenen Unterlagen richten. Hierzu zählen beispielsweise Diasammlungen und Videoaufnahmen von schulischen Veranstaltungen.

Bis zum Jahr 2002 war die Straßenbauverwaltung Baden-Württemberg zweigliedrig aufgebaut: die Autobahnverwaltung (Ministerium für Umwelt und Verkehr, Landesamt für Straßenwesen und Autobahnbetriebsämter) und die sonstige Straßenbauverwaltung (Ministerium, Regierungspräsidien und Straßenbauämter, dazu auch die Landratsämter) mussten für jeden Aufgabenbereich gesondert betrachtet werden.

Nach Auflösung der Autobahnverwaltung Ende 2002 gingen die Aufgaben der Autobahnbetriebsämter an einen Teil der Straßenbauämter über. Die Zahl der bisherigen Straßenbau- und Autobahnbetriebsämter wurde auf 18 reduziert, dazu kamen noch 12 nachgeordnete Dienststellen. Das Landesamt für Straßenwesen wurde aufgelöst. Die zentralen landeseinheitlichen Aufgaben übernahm eine neue, an das Regierungspräsidium Stuttgart angegliederte Landesstelle für Straßentechnik. Die Zuständigkeit für die Autobahnen wurde den Regierungspräsidien übertragen.

Damit ist der Umbau im Bereich Straßenbau jedoch noch nicht abgeschlossen. Im Zuge der Verwaltungsreform gehen 2005 die Aufgaben der Straßenbauämter bei Kreisstraßen an die Landratsämter und Stadtkreise, ebenso wie Betrieb und Unterhaltung für die Bundes- und Landesstraßen. Die Zuständigkeit für die Bundesautobahnen (Planung, Bau, Unterhaltung und Betrieb) und Planung, Bau und Erhalt der Bundes- und Landesstraßen gehen auf die Regierungspräsidien über. Im Gegenzug werden zahlreiche Landesstraßen zu Kreisstraßen umgewidmet.

Das Bewertungsmodell beschreibt die Aufgaben in der Straßenbauverwaltung Baden-Württemberg in horizontalem und vertikalem Abgleich.

Bei der Bewertung soll neben der Dokumentation des Verfahrens, für das einige wenige typische Beispiele genügen würden, auch die Überlieferung des Inhalts gewährleistet werden. Hierzu werden sowohl besondere als auch zeittypische Projekte übernommen Für die inhaltliche Überlieferung genügen vielfach Unterlagen, die die Inhalte in komprimierter Form überliefern (z.B. nicht das gesamte Planfeststellungsverfahren, sondern nur der Beschluss).

Unterlagen entstehen in der Vermessungsverwaltung vor allem in Form von Karten bzw. topografischen Unterlagen. Bewertungen wurden daher in diesem Bewertungsmodell vor allem für das Kartenwerk und die Verwaltungsunterlagen der Vermessungsämter erarbeitet. Hier ergeben sich bei Organisation der Aktenaussonderung für Vermessungsverwaltung und Landesarchiv die größten Effekte.

Die Methode der vertikalen und horizontalen Bewertung, wie sie hier erstmals bundesweit praktiziert wurde, beruht auf der Erkenntnis, dass sich an der Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe in der Regel mehrere Behörden beteiligen. Für jede öffentliche Aufgabe, die aus archivischer Sicht bedeutend ist, wird festgelegt, bei welcher Behördengruppe oder bei welchen Behördengruppen die archivische Überlieferungsbildung erfolgt. Sofern an der Erfüllung der jeweiligen öffentlichen Aufgabe weitere Behördengruppen beteiligt sind, werden deren Unterlagen zur Vernichtung bestimmt. Zum Beispiel erfolgt die archivische Überlieferungsbildung zu Gewässern 2. Ordnung bei den unteren Verwaltungsbehörden, während die zugehörigen Unterlagen der Regierungspräsidien (und der Gewässerdirektionen) zur Vernichtung freigegeben werden.

Die Bewertung der Wasserwirtschaft wurde bereits 1995 im Rahmen der damaligen Verwaltungsreform durchgeführt. Die Wasserwirtschaftsämter wurden aufgelöst und in die Landratsämter eingegliedert und zu den neuen Gewässerdirektionen formiert. Diese Verwaltungsreform ist hier bereits eingearbeitet, so dass die Unterlagen der ehemaligen Wasserwirtschaftsämter nicht mehr eigens ausgeworfen sind. Nach Abschluss der Verwaltungsreform 2005 wird das vorliegende Bewertungsmodell zur Wasserwirtschaft größtenteils in das neu entstandene Bewertungsmodell zur Umweltverwaltung integriert.

Abteilung 2 der baden-württembergischen Regierungspräsidien ist für Wirtschaft, Raumordnung, Bau-, Gesundheits- und Sozialwesen zuständig. Die Unterlagen reichen von der Rechtsaufsicht über Jugend und Sozialämtern bis hin zu Wohnungswesen und Raumordnungsverfahren.