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Überlieferungsbildung

Das Landesarchiv Baden-Württemberg entscheidet nach fachlichen Kriterien, welche Unterlagen der Landesverwaltung für künftige Nutzerinnen und Nutzer archiviert werden sollen. Aus der großen Zahl von entstehenden und entstandenen Unterlagen werden die aussagekräftigen Akten, Karten, Daten usw. gezielt ausgewählt, die ein möglichst umfassendes Bild unserer heutigen Zeit überliefern. So werden aus den Verwaltungsunterlagen der Gegenwart die historischen Quellen der Zukunft. Mit seiner Arbeit dient das Landesarchiv damit der Transparenz des Regierungs- und Verwaltungshandelns.

Zur dauernden Aufbewahrung auszuwählen sind Aufzeichnungen,

  • denen ein historischer Wert in politischer, rechtlicher, wirtschaftlicher, sozialer oder kultureller Hinsicht zukommt oder
  • die der Sicherung berechtigter Belange der Bürgerinnen und Bürger dienen.

Für die Ober- und Unterbehörden sind die vier Abteilungen in Freiburg, Karlsruhe, Ludwigsburg und Sigmaringen zuständig, für die Ministerien und den Landtag das Hauptstaatsarchiv Stuttgart. Die Landkreise und kreisfreien Städte unterhalten eigene, vom Landesarchiv unabhängige Archive. Am Standort des Staatsarchivs Wertheim sind in einer Verbundlösung auch das Stadtarchiv Wertheim und das Archiv des Main-Tauber-Kreises mit entsprechenden Zuständigkeiten untergebracht.

Zur Diskussion der archivischen Bewertung trifft sich die Arbeitsgruppe Überlieferungsbildung (AGÜ, vor 2000: Aktenaussonderungsbesprechung, AAB) seit 1980 zwei- bis dreimal im Jahr. Das Landesarchiv beteiligt sich am VdA-Arbeitskreis Bewertung seit dessen Gründung sowie an einschlägigen Ad-Hoc-Arbeitsgruppen der KLA.

Seit der Mitte der 1990er Jahre wurde im Landesarchiv die sogenannte "horizontale und vertikale Bewertung" entwickelt. Gemeint ist damit die Analyse einzelner Verwaltungsbereiche durch Behördenbesuche und Akteneinsicht in Hinblick auf Aufgaben, Entscheidungsprozesse und Beteiligte, mit dem Ziel die aussagekräftigsten Unterlagen zu ermitteln und möglichst keine Sachverhalte mehrfach zu überliefern. Dabei werden die Aufgaben in der Behördenhierarchie von oben nach unten (vertikal: z.B. Ministerium - Polizeipräsidium - Polizeidirektion - Polizeiposten) und auf gleichrangigen Stufen (horizontal: z.B. Allgemeine Polizei - Bereitschaftspolizei - Spezialeinsatzkommando-SEK) betrachtet und möglichst auch mit Aufgaben außerhalb der Landesverwaltung abgeglichen (z.B. in kommunalen und Kreis-Behörden). Das Ergebnis der Analyse wird in einem Bewertungsmodell dokumentiert.

Seit 2002 übernimmt die Landesarchivverwaltung auch digitale und hybride Unterlagen. Zu Beginn des Jahres 2020 wurden insgesamt 265 Millionen genuin digitale oder auch digitalisierte Einheiten verwahrt. Für die Archivierung dieser Unterlagen wurde das Archivierungssystem DIMAG aufgebaut, das seit 2011 zusammen mit anderen Archiven weiterentwickelt wird.

2011 wurden erstmals Datenbanken zur computergestützten Bewertung elektronischer Abgabelisten herangezogen. Diese Ansätze mündeten in die Entwicklung des Programms Selesta, das die computergestützte Bewertung von Akten aufgrund behördlicher Metadaten ermöglichte. Selesta wird seit 2021 von generischen Ansätzen mit Standardsoftware abgelöst.

Zur Überlieferungsbildung zählen auch die Bereiche der Ergänzungsüberlieferung (von Personen und Stellen außerhalb des Landesverwaltung) und die Schriftgutverwaltung (Records Management). Hier liegt der Schwerpunkt auf Absprachen zur Einführung digitaler Systeme in der Landesverwaltung, die die spätere Bewertung und Übernahme genuin digitaler Unterlagen sicherstellen sollen.